Automatizar un negocio es utilizar recursos tecnológicos como medio para llevar a cabo sus procesos o tareas, es decir usar tecnología para que dichos procesos o tareas se efectúen automáticamente.
Con la automatización obtendrás beneficios tales como optimización del tiempo, rapidez y simplificación de tareas, acceso a información oportuna, control del flujo de trabajo y procesos del negocio más productivos y eficientes.
El objetivo de este post es presentar 4 pasos para definir los procesos de un negocio y obtener las bases para automatizarlo, todo con la finalidad de lograr un negocio adaptable, escalable y encaminado al éxito.
Pero por dónde empezar
¿cuáles son los procesos del negocio?
Antes que nada, ten claro que automatizar cualquier área de un negocio requiere enfoque, disciplina y disposición para cumplir cada paso. Es necesario definir adecuadamente sus procesos y que tareas se pueden simplificar o automatizar para obtener mejores resultados.
Si tienes un negocio, una marca personal o una sociedad, aunque tu negocio sea pequeño, incluso si manejas todo por tu cuenta o quieres aprender, esta guía es para ti.
Continúa leyendo, descubre cómo hacerlo y aplica estos pasos a tu idea de negocio y emprendimiento.
4 pasos para definir los procesos de un negocio
Vamos a trazar la ruta a seguir, nuestro paso a paso para definir adecuadamente cuales son los procesos de un negocio y destacar la mejor manera de ejecutarlos.
Paso 1. Análisis
El primer paso es el diagnóstico inicial del negocio con la finalidad de evaluar la situación actual e ir documentando los procesos. Ten presente que un proceso de negocio es un conjunto de tareas y acciones relacionadas para lograr un objetivo común.
Visualiza por un momento el negocio como un gran proceso y luego vas desglosando en áreas y tareas. Por ejemplo a grandes rasgos, inicia cuando llega una persona interesada en adquirir un producto, un servicio o plantear una consulta, atiendes la solicitud, se aclaran dudas, se verifican productos en existencia y se concreta la venta; o cuando en el negocio se detecta una necesidad de producto en el mercado y tienen que diseñarlo, producirlo o adquirirlo de un tercero.
Es necesario tener claro cómo se efectúa cada proceso, cuáles son sus pasos, duración, los responsables de cada acción y las personas que interactúan durante su desarrollo, para luego priorizar y decidir los procesos o tareas que se pueden automatizar.
Ahora describe todas las actividades que se efectúan, verifica las anotaciones dos o tres veces ya que la información recaudada es primordial para documentar los procesos y su futura automatización.
Paso 2. Validación del proceso actual
En este paso se verifica que las tareas se están realizando correctamente, anota las correcciones y mejoras requeridas, también identifica los objetivos a cumplir, recursos a utilizar, actividades que se pueden unificar o las que son innecesarias, así como la repetición o demoras en su ejecución.
Escribe todo a mano (sí 😉 papel y lápiz) haz un cuadro con los datos recaudados, desglosa cada proceso en tareas e indica los objetivos, alcance, responsables y personas involucradas. Utiliza un lenguaje claro, sencillo y fácil de entender.
Ya en este punto inicia la creación de tu manual de procedimientos: la guía paso a paso de los procesos del negocio; también debes tener presente crear la guía de atención al cliente, un documento que incluye las normas adecuadas para la excelente atención al público.
Paso 3. Diseño de procesos
Partiendo de la información validada, realiza un diagrama de procesos y la descripción de cada paso durante su ejecución. Nuevamente verifica que no tengas tareas duplicadas o innecesarias, en esta fase se irán detectando los procesos o tareas susceptibles a ser automatizadas.
Recuerda que no es necesario automatizar todos los procesos, ni siguiera un proceso completo, según sea el caso, a veces solo se requieren automatizar una o algunas tareas del negocio.
El resultado de esta fase debe ser una guía paso a paso de cómo se cumple cada proceso (o la versión 1.0 de tu manual de procedimientos) incluye los diagramas y cuadros detallados.
Puedes utilizar nuestra plantilla, modificarla o realizar una propia adaptándola a tus requerimientos.
Te darás cuenta de la importancia de contar con la descripción de procesos de un negocio. No se trata de escribir por escribir, ya que la documentación resultante te será de gran utilidad: para capacitar al personal, verificar tareas, decidir la creación de procesos automatizados y contar con un sistema estándar del negocio.
Paso 4 –Implementación
Llegaste al paso 4
¡felicitaciones!
En este punto se comprueba que todo funciona correctamente. Haz el recorrido de cada proceso con datos reales y en tiempo real, puedes involucrar en esta fase a miembros del equipo o alguna persona de confianza.
En cada acción sigue la documentación paso a paso, de esta forma detectas que todo funciona correctamente, que lo escrito sea entendible y que cada proceso se cumple correctamente.
Recorre este paso varias veces para constatar que todo va bien, si es así ya cuentas con la definición de procesos de un negocio y la base para iniciar las automatizaciones requeridas.
Recuerda respaldar la documentación generada utilizando una unidad externa y un servicio de almacenamiento en la nube, en internet existen varias herramientas para almacenar y algunas ofrecen espacio gratuito, por ejemplo dropbox, onedrive, google drive o icloud drive, lo importante es que respaldes los datos.
Para concluir quisiera recordarte que aunque un negocio sea pequeño o grande es importante definir adecuadamente sus procesos, esto te permite contar con una ruta clara para monitorear las tareas, detectar cuales son prioritarias y cuales forman parte de procesos productivos que contribuyen al logro de los objetivos del negocio.
Ahora te invito a suscribirte y descargar nuestra plantilla: Define los procesos de tu negocio, una guía que puedes editar y usarla para definir los procesos de tu negocio.
Comparte este post con quien consideres necesario y contáctanos si requieres formación o asesoría para definir y automatizar los procesos de tu negocio.
Por: Mayra Oviedo
Con la automatización obtendrás beneficios tales como optimización del tiempo, rapidez y simplificación de tareas, acceso a información oportuna, control del flujo de trabajo y procesos del negocio más productivos y eficientes.
El objetivo de este post es presentar 4 pasos para definir los procesos de un negocio y obtener las bases para automatizarlo, todo con la finalidad de lograr un negocio adaptable, escalable y encaminado al éxito.
Pero por dónde empezar
¿cuáles son los procesos del negocio? Antes que nada, ten claro que automatizar cualquier área de un negocio requiere enfoque, disciplina y disposición para cumplir cada paso. Es necesario definir adecuadamente sus procesos y que tareas se pueden simplificar o automatizar para obtener mejores resultados.
Si tienes un negocio, una marca personal o una sociedad, aunque tu negocio sea pequeño, incluso si manejas todo por tu cuenta o quieres aprender, esta guía es para ti.
Continúa leyendo, descubre cómo hacerlo y aplica estos pasos a tu idea de negocio y emprendimiento.
4 pasos para definir los procesos de un negocio
Vamos a trazar la ruta a seguir, nuestro paso a paso para definir adecuadamente cuales son los procesos de un negocio y destacar la mejor manera de ejecutarlos.
El primer paso es el diagnóstico inicial del negocio con la finalidad de evaluar la situación actual e ir documentando los procesos. Ten presente que un proceso de negocio es un conjunto de tareas y acciones relacionadas para lograr un objetivo común.
Visualiza por un momento el negocio como un gran proceso y luego vas desglosando en áreas y tareas. Por ejemplo a grandes rasgos, inicia cuando llega una persona interesada en adquirir un producto, un servicio o plantear una consulta, atiendes la solicitud, se aclaran dudas, se verifican productos en existencia y se concreta la venta; o cuando en el negocio se detecta una necesidad de producto en el mercado y tienen que diseñarlo, producirlo o adquirirlo de un tercero.
Es necesario tener claro cómo se efectúa cada proceso, cuáles son sus pasos, duración, los responsables de cada acción y las personas que interactúan durante su desarrollo, para luego priorizar y decidir los procesos o tareas que se pueden automatizar.
Ahora describe todas las actividades que se efectúan, verifica las anotaciones dos o tres veces ya que la información recaudada es primordial para documentar los procesos y su futura automatización.
Paso 2. Validación del proceso actual
En este paso se verifica que las tareas se están realizando correctamente, anota las correcciones y mejoras requeridas, también identifica los objetivos a cumplir, recursos a utilizar, actividades que se pueden unificar o las que son innecesarias, así como la repetición o demoras en su ejecución.
Escribe todo a mano (sí 😉 papel y lápiz) haz un cuadro con los datos recaudados, desglosa cada proceso en tareas e indica los objetivos, alcance, responsables y personas involucradas. Utiliza un lenguaje claro, sencillo y fácil de entender.
Ya en este punto inicia la creación de tu manual de procedimientos: la guía paso a paso de los procesos del negocio; también debes tener presente crear la guía de atención al cliente, un documento que incluye las normas adecuadas para la excelente atención al público.
Paso 3. Diseño de procesos
Partiendo de la información validada, realiza un diagrama de procesos y la descripción de cada paso durante su ejecución. Nuevamente verifica que no tengas tareas duplicadas o innecesarias, en esta fase se irán detectando los procesos o tareas susceptibles a ser automatizadas.
Recuerda que no es necesario automatizar todos los procesos, ni siguiera un proceso completo, según sea el caso, a veces solo se requieren automatizar una o algunas tareas del negocio.
El resultado de esta fase debe ser una guía paso a paso de cómo se cumple cada proceso (o la versión 1.0 de tu manual de procedimientos) incluye los diagramas y cuadros detallados.
Puedes utilizar nuestra plantilla, modificarla o realizar una propia adaptándola a tus requerimientos.
Te darás cuenta de la importancia de contar con la descripción de procesos de un negocio. No se trata de escribir por escribir, ya que la documentación resultante te será de gran utilidad: para capacitar al personal, verificar tareas, decidir la creación de procesos automatizados y contar con un sistema estándar del negocio.
Paso 4 –Implementación
Llegaste al paso 4
¡felicitaciones!En este punto se comprueba que todo funciona correctamente. Haz el recorrido de cada proceso con datos reales y en tiempo real, puedes involucrar en esta fase a miembros del equipo o alguna persona de confianza.
En cada acción sigue la documentación paso a paso, de esta forma detectas que todo funciona correctamente, que lo escrito sea entendible y que cada proceso se cumple correctamente.
Recorre este paso varias veces para constatar que todo va bien, si es así ya cuentas con la definición de procesos de un negocio y la base para iniciar las automatizaciones requeridas.
Recuerda respaldar la documentación generada utilizando una unidad externa y un servicio de almacenamiento en la nube, en internet existen varias herramientas para almacenar y algunas ofrecen espacio gratuito, por ejemplo dropbox, onedrive, google drive o icloud drive, lo importante es que respaldes los datos.
Para concluir quisiera recordarte que aunque un negocio sea pequeño o grande es importante definir adecuadamente sus procesos, esto te permite contar con una ruta clara para monitorear las tareas, detectar cuales son prioritarias y cuales forman parte de procesos productivos que contribuyen al logro de los objetivos del negocio.
Ahora te invito a suscribirte y descargar nuestra plantilla: Define los procesos de tu negocio, una guía que puedes editar y usarla para definir los procesos de tu negocio.
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Por: Mayra Oviedo
